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電子帳簿保存法(電子取引データの保存)

2021/12/01

2022年1月改正の電子帳簿保存法(以下「電帳法」)の問い合わせが増えてきました。

電帳法とは、決算書や総勘定元帳、請求書などの国税関係帳簿・書類を一定の条件を満たすことで、電子保存することを認める制度です。
保存方法の位置づけとしては、基本は紙保存で、条件を満たせば例外で電子保存も認めるということになります。


電帳法に基づいて、電子データを保存するには以下の3種類があります。
①電磁的記録での保存
②紙データをスキャナで保存
③電子取引データの保存


改正では①②の保存要件が緩和されました。
積極的に取り入れるべきと思われるかもしれませんが、実は③電子取引データの保存に対応することが最優先と言えます。
今回は電帳法の「電子取引データの保存」について整理します。



【電子取引データの改正に係る注意点】
現状は「電子取引」であっても、「紙に印刷して保存」と「電子での保存」の2つの保存方法が認められています。
そのため、郵送やFAXなどの紙で受け取った請求書と、電子データで受け取った請求書を紙に印刷して保存した場合には、紙での一元管理が可能です。


今回の改正では「電子取引」に該当した場合、紙に印刷して保存することは認められず「電子保存」のみとなります。
したがって、電子取引データの保存に対応することが最優先と考えられます。



【電子取引とは】
一般的には、電子メールによる請求書や領収書等の授受、Amazon・楽天といったネット通販サイトでの請求書や領収書等の授受、ペーパレス化のFAX、電子請求書等の授受をクラウドサービスで行った場合などが該当します。
※噛み砕いていますので、興味がある方は下記を参照してください。

国税庁:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】.問2
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf




【電子取引の保存要件】
⑴真実性の要件
真実性の要件は全部で4つ措置のいずれかをおこなうこととなっていますが、中小企業がすぐに導入できる措置は、下記1択と考えられます。

◆事務処理規定
正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行い、備え付けること。
事務処理規定は国税庁がwordで用意してくれていますので、活用することをお勧めします。

国税庁:参考資料(各種規程等のサンプル)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

◆可視性の要件
⑴見読可能性の確保
保存場所にパソコン・ディスプレイ・プリンタなどを用意し、画面や書面で整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと。

⑵検索機能の確保
帳簿の検索要件①~③に相当する要件を満たすこと。
※ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③は不要
※保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要

① 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。
② 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
③ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

小規模な事業者とは、基準期間の売上高1,000万円以下の事業者(個人事業主であれば電子取引が行われた年の前々年、法人であれば前々事業年度)のことです。
売上高は消費税の課税売上高とは違い、非課税売上も含めることに留意してください。
また、基準期間がない新規開業者、新設法人などについては、検索機能の確保の要件が不要となります。

国税庁:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】.問31~問34
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf



【その他の留意点】
⑴青色申告の承認取り消し等
電子取引の保存要件を満たして保存できない(全て書面等に出力して保存している)場合に、保存義務を果たしていることにはならないため青色申告の承認が取り消しの対象となり得るとされ、国税庁への問い合わせも多かったようです。

国税庁:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】.問42
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf


これについては補足説明が11月にされました。
取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。

国税庁:お問合せの多いご質問(令和3年 11 月).補4 一問一答【電子取引関係】問 42
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021010-200.pdf


⑵電子取引と書面の両方で受領した場合
電子データと書面の内容が同一であり、書面を正本として取り扱うことを自社内等で取り決めている場合には、当該書面の保存のみで足ります。
ただし、書面で受領した取引情報を補完するような取引情報が電子データに含まれているなどその内容が同一でない場合には、いずれについても保存が必要になります。

国税庁:お問合せの多いご質問(令和3年 11 月).【制度の概要等】関係(紙と電子データの重複)電取追1
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021010-200.pdf



【まとめ】
今回は、2022年1月改正の電帳法「電子取引データの保存」について整理しました。
改正電帳法では、電子取引について「紙に印刷して保存」が認められなくなります。
「電子取引データの保存」の要件は、事務処理規定を作成し備え付けること、検索機能の確保を行うことでした。

前述のとおり、保存要件を満たさなかったことにより、青色申告の承認が取り消し、金銭の支出がなかったものとはされません。
しかし、電子取引は電子データでの保存を要求しています。やらなくていいという結論にはしたくないですね。

今後もDX推進が考えられますので、電子化の流れに乗り遅れないようにしたいものです。

執筆:渡辺

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